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Línea Ética Institucional
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PREÁMBULO
La Fundación Cultivando Saber, identificada con NIT 901.770.981-1, en cumplimiento de los principios constitucionales de transparencia, integridad, responsabilidad social y legalidad, adopta la presente Política de Línea Ética como un instrumento normativo que establece los valores, principios, conductas esperadas y mecanismos de denuncia que orientan la actuación de sus colaboradores, directivos, contratistas y terceros relacionados.
Este documento tiene como finalidad prevenir, detectar y corregir conductas irregulares, fomentando una cultura organizacional basada en la ética, la honestidad y el respeto a la ley, en concordancia con las disposiciones normativas aplicables y los estándares internacionales de buen gobierno corporativo.
CAPÍTULO I – DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Objeto de la Política.
Establecer principios, directrices y procedimientos para asegurar la conducta ética y transparente en todas las actuaciones institucionales, promoviendo la prevención de actos ilícitos y prácticas indebidas.
Artículo 2. Ámbito de aplicación.
La presente política aplica a todos los miembros de la Fundación, incluyendo directivos, empleados, contratistas, voluntarios y terceros que interactúen con la entidad.
Artículo 3. Principios rectores.
La actuación ética se fundamenta en los principios de integridad, transparencia, imparcialidad, responsabilidad, rendición de cuentas y lealtad institucional.
Artículo 4. Marco normativo.
Esta política se sustenta en la Constitución Política de Colombia, el Código Penal, la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), la Ley 222 de 1995 y demás normas aplicables de control y responsabilidad corporativa.
Artículo 5. Adopción obligatoria.
El cumplimiento de esta política es obligatorio para todas las personas sujetas a su ámbito de aplicación y constituye requisito para mantener relaciones contractuales, laborales o de cooperación con la Fundación.
Artículo 6. Actualización y revisión.
La política será revisada y actualizada periódicamente para adaptarse a cambios normativos, regulatorios o institucionales, previa aprobación del Órgano de Gobierno.
CAPÍTULO II – VALORES Y PRINCIPIOS ÉTICOS INSTITUCIONALES
Artículo 7. Principio de Integridad.
Todos los miembros de la Fundación deben actuar de manera honesta, coherente y transparente en el desarrollo de sus funciones.
Artículo 8. Principio de Responsabilidad Social.
La actuación institucional deberá orientarse a la generación de valor social, el respeto a las comunidades y la promoción del desarrollo sostenible.
Artículo 9. Principio de Legalidad.
Todos los actos deberán ajustarse a la ley. Se prohíbe cualquier conducta que infrinja normas externas o disposiciones internas.
Artículo 10. Principio de Confidencialidad.
Los miembros deberán garantizar la reserva de la información obtenida en razón de sus funciones, evitando su divulgación o uso indebido.
Artículo 11. Principio de Lealtad.
Las decisiones y actuaciones se realizan con lealtad hacia la Fundación, evitando conflictos de interés y actos que afecten su reputación o patrimonio.
Artículo 12. Principio de Transparencia.
La gestión institucional deberá realizarse con claridad frente a órganos de control, beneficiarios, donantes y demás partes interesadas.
Artículo 13. Principio de Respeto.
La interacción entre los miembros de la Fundación se basará en el respeto mutuo, la dignidad humana, la diversidad y la no discriminación.
CAPÍTULO III – CONDUCTAS ESPERADAS Y PROHIBIDAS
Artículo 14. Conductas esperadas.
Los miembros de la Fundación deben actuar conforme a los valores institucionales, demostrando honestidad, transparencia y compromiso con la legalidad en todas las decisiones.
Artículo 15. Prohibición de actos de corrupción.
Se prohíbe terminantemente ofrecer, dar, solicitar o aceptar sobornos, dádivas, favores u otros beneficios indebidos que puedan influir en decisiones institucionales.
Artículo 16. Prohibición de fraude.
Está prohibida la alteración de documentos, falsificación de firmas, manipulación contable u otros actos que afecten la veracidad y confiabilidad de la información institucional.
Artículo 17. Manejo adecuado de recursos.
Los recursos económicos, físicos, tecnológicos y de reputación de la Fundación deberán utilizarse exclusivamente para fines institucionales autorizados.
Artículo 18. Prohibición de discriminación y acoso.
Se prohíbe cualquier forma de discriminación por raza, género, orientación sexual, religión, origen o condición social, así como el acoso laboral, sexual o psicológico.
Artículo 19. Conducta frente a información privilegiada.
Se prohíbe el uso de información confidencial o privilegiada para fines personales o para beneficiar terceros, incluyendo decisiones financieras o contractuales.
Artículo 20. Restricción en uso de redes sociales.
Los miembros de la Fundación deberán abstenerse de difundir información falsa, no autorizada o que afecte la imagen institucional en redes sociales o medios públicos.
Artículo 21. Denuncia obligatoria.
Todo miembro de la Fundación que tenga conocimiento de conductas irregulares debe reportarlas mediante los canales establecidos en esta política.
CAPÍTULO IV – CONFLICTOS DE INTERÉS Y TRANSPARENCIA
Artículo 22. Concepto de conflicto de interés.
Se entiende por conflicto de interés toda situación en la que intereses personales, familiares, económicos o de terceros interfieran o puedan interferir con los intereses institucionales de la Fundación.
Artículo 23. Declaración obligatoria.
Todo miembro de la Fundación debe declarar por escrito cualquier situación que pueda constituir un conflicto de interés antes de iniciar o durante la relación con la entidad.
Artículo 24. Medidas preventivas.
La Fundación implementará controles para evitar que los conflictos de interés afecten decisiones administrativas, financieras, programáticas o contractuales.
Artículo 25. Transparencia en las decisiones.
Las decisiones institucionales deberán basarse en criterios objetivos y verificables, evitando favoritismos, privilegios o beneficios indebidos.
Artículo 26. Prohibición de doble vinculación incompatible.
No se permitirá que un colaborador ocupe simultáneamente cargos en entidades que mantengan relaciones contractuales con la Fundación sin autorización previa formal del Órgano competente.
Artículo 27. Sanciones por omisión.
La no declaración o encubrimiento de un conflicto de interés será considerado falta grave y dará lugar a las sanciones previstas en esta política y la normatividad vigente.
CAPÍTULO V – CANALES Y PROCEDIMIENTOS DE DENUNCIA
Artículo 28. Canales habilitados.
La Fundación contará con canales físicos, digitales y telefónicos para recibir denuncias de conductas contrarias a la ética. El canal primario será administrado por la Oficina de Cumplimiento Ético.
Artículo 29. Correo institucional de denuncias.
Las denuncias y consultas éticas podrán enviarse al correo oficial: [email protected]. Este buzón contará con medidas de acceso restringido y trazabilidad.
Artículo 30. Procedimiento para presentación de denuncias.
Toda denuncia deberá presentarse indicando, en la medida de lo posible, hechos, fechas, personas involucradas y evidencias disponibles; no se exigirán formalismos que desincentiven el reporte.
Artículo 31. Anonimato y confidencialidad.
Se permitirá la presentación de denuncias anónimas. La identidad del denunciante, cuando sea conocida, será tratada con estricta reserva.
Artículo 32. Registro de denuncias.
Cada denuncia será registrada en el Sistema Interno de Gestión Ética con código único para su trazabilidad, clasificación y seguimiento.
Artículo 33. Plazo para trámite inicial.
El Comité de Ética o la Oficina de Cumplimiento Ético deberá pronunciarse sobre la admisibilidad de la denuncia en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.
Artículo 34. Comunicación y reportes periódicos.
Se informará al denunciante (cuando identificable) sobre el estado del caso, y se emitirán reportes consolidados al Comité de Ética y al Órgano de Gobierno con frecuencia trimestral.
CAPÍTULO VI – COMITÉ DE ÉTICA
Artículo 35. Estructura del Comité de Ética.
El Comité de Ética estará integrado por mínimo tres (3) miembros designados por el Órgano de Gobierno, garantizando imparcialidad y conocimiento en materia ética y normativa.
Artículo 36. Funciones del Comité.
El Comité tendrá funciones de análisis, investigación y recomendación de sanciones frente a denuncias y consultas éticas presentadas.
Artículo 37. Periodicidad de reuniones.
El Comité sesionará de manera ordinaria mínimo una vez al trimestre y de forma extraordinaria cuando la naturaleza del caso lo requiera.
Artículo 38. Registro de actas.
De cada sesión se levantará un acta firmada por todos los asistentes, que se conservará en el archivo institucional con acceso restringido.
Artículo 39. Informe al Órgano de Gobierno.
El Comité remitirá informes consolidados trimestrales sobre denuncias recibidas, estado de trámites y recomendaciones.
Artículo 40. Independencia funcional.
El Comité actuará con independencia y autonomía técnica, sin interferencias que comprometan la objetividad de sus decisiones.
CAPÍTULO VII – OBLIGACIONES DE LOS MIEMBROS
Artículo 41. Obligaciones de los colaboradores.
Cumplir y hacer cumplir esta política, participar en capacitaciones y denunciar cualquier conducta contraria a la ética institucional.
Artículo 42. Obligaciones de los directivos.
Dar ejemplo ético, promover la cultura de integridad y garantizar que los recursos y procesos internos se alineen con la política.
Artículo 43. Obligaciones del Comité de Ética.
Ejercer funciones de control, recibir denuncias, dar trámite oportuno y proponer correctivos a la Dirección y al Órgano de Gobierno.
Artículo 44. Obligaciones de la Oficina de Cumplimiento Ético.
Asegurar el seguimiento a las denuncias, la implementación de recomendaciones y la elaboración de informes de cumplimiento.
Artículo 45. Deber de cooperación.
Todos los miembros están obligados a colaborar con las investigaciones éticas y aportar la información requerida por el Comité.
Artículo 46. Obligación de confidencialidad.
Guardar estricta reserva sobre los procesos en curso, la identidad de los denunciantes y cualquier información sensible del caso.
Artículo 47. Obligación de capacitación continua.
Participar en los programas de formación ética que la Fundación disponga, como requisito para fortalecer la cultura institucional.
CAPÍTULO VIII – RÉGIMEN SANCIONATORIO
Artículo 48. Clasificación de infracciones éticas.
Las infracciones se clasificarán en leves, graves y muy graves, de acuerdo con su impacto y afectación al interés institucional.
Artículo 49. Criterios de calificación.
Se considerará la intencionalidad, reiteración, perjuicio causado, beneficio obtenido y afectación a la imagen institucional.
Artículo 50. Medidas preventivas.
El Comité podrá recomendar medidas preventivas como separación temporal de funciones o acompañamiento especial para evitar reiteración.
Artículo 51. Sanciones aplicables.
Pueden aplicarse amonestaciones escritas, suspensión temporal, terminación contractual y acciones judiciales cuando corresponda.
Artículo 52. Garantía del debido proceso.
Todo procedimiento sancionatorio garantizará el derecho de defensa, contradicción y recurso en los términos establecidos.
Artículo 53. Registro disciplinario.
Las sanciones impuestas se registran en la hoja de vida institucional y se conservarán por mínimo cinco (5) años.
Artículo 54. Reincidencia.
La reiteración de infracciones será considerada agravante y podrá conllevar a sanción máxima.
Artículo 55. Comunicación al Órgano de Gobierno.
En casos graves o muy graves, se informará de inmediato al Órgano de Gobierno para la adopción de medidas adicionales.
CAPÍTULO IX – CAPACITACIÓN Y MONITOREO
Artículo 56. Programas de formación ética.
La Fundación desarrollará anualmente programas de capacitación orientados a fortalecer la cultura ética y el cumplimiento normativo.
Artículo 57. Difusión de la política.
Se garantizará la publicación de la política en medios internos y externos, asegurando su fácil acceso a partes interesadas.
Artículo 58. Indicadores de cumplimiento.
Se establecerán indicadores cualitativos y cuantitativos para evaluar la implementación y efectividad de la política.
Artículo 59. Evaluación periódica.
La Oficina de Cumplimiento Ético realizará evaluaciones semestrales de la aplicación de esta política, informando resultados al Comité.
Artículo 60. Ajustes y mejoras continuas.
Los resultados de la evaluación serán base para implementar acciones correctivas y ajustes a la política conforme a buenas prácticas.
Artículo 61. Responsabilidad de reporte externo.
Cuando corresponda, la Fundación informará a autoridades competentes sobre hallazgos que impliquen responsabilidad legal.
CAPÍTULO X – DISPOSICIONES FINALES
Artículo 62. Interpretación de la política.
Corresponde al Comité de Ética resolver dudas de interpretación sobre el alcance y aplicación de la presente política.
Artículo 63. Casos no previstos.
Los casos no contemplados serán analizados por el Comité de Ética, elevando recomendaciones al Órgano de Gobierno.
Artículo 64. Relación con otras normas internas.
Esta política se complementa con el Código de Buen Gobierno, el Reglamento Interno de Trabajo y demás instrumentos internos vigentes.
Artículo 65. Relación con la normatividad externa.
En caso de conflicto, prevalecerán las disposiciones legales y regulatorias aplicables en el ordenamiento jurídico colombiano.
Artículo 66. Aprobación y adopción.
La presente política fue aprobada por el Órgano de Gobierno en sesión ordinaria, dejando constancia en el acta correspondiente.
Artículo 67. Publicación.
Se publicará en los medios institucionales oficiales para conocimiento general de colaboradores y partes interesadas.
Artículo 68. Vigencia.
La política entra en vigencia a partir de su aprobación y permanecerá hasta tanto no sea modificada o derogada expresamente.