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Código Buen Gobierno
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PREÁMBULO
La Fundación Cultivando Saber “Cultivadores”, en cumplimiento de su compromiso con la transparencia, integridad y responsabilidad institucional, adopta el presente Código de Buen Gobierno como referente normativo que orienta la gestión estratégica, administrativa y ética de la organización. El Código establece lineamientos para la toma de decisiones, el manejo responsable de recursos, la rendición de cuentas, la prevención de conflictos de interés, la gestión de riesgos, el relacionamiento con grupos de interés y la sostenibilidad institucional.
La observancia de este Código es obligatoria para todos los órganos de dirección, control, colaboradores, voluntarios, contratistas y terceros que actúen en nombre de la Fundación. Las disposiciones aquí contenidas se desarrollan operativamente en el Manual Interno del Código de Buen Gobierno.
CAPÍTULO I – DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Objeto y finalidad del Código.
El presente Código tiene por objeto establecer las directrices, principios y normas que orientan la gestión institucional de la Fundación Cultivando Saber “Cultivadores”, promoviendo la transparencia, la ética y el buen gobierno corporativo en todas sus actuaciones.
Artículo 2. Alcance y obligatoriedad.
Este Código es de aplicación obligatoria para todos los miembros del Órgano de Gobierno, colaboradores, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y voluntarios vinculados a la Fundación, sin excepción.
Artículo 3. Principios rectores del buen gobierno.
El Código se fundamenta en los principios de legalidad, transparencia, responsabilidad, equidad, sostenibilidad, rendición de cuentas y participación, los cuales serán observados en todas las actuaciones institucionales.
Artículo 4. Sujetos obligados.
Se consideran sujetos obligados al cumplimiento del presente Código:
a) Órgano de Gobierno.
b) Dirección Ejecutiva.
c) Comités y órganos de control interno.
d) Colaboradores y voluntarios.
e) Contratistas y terceros que actúen en nombre de la Fundación.
Artículo 5. Marco normativo aplicable.
Este Código se expide en concordancia con la Constitución Política de Colombia, el Código Civil, las normas que regulan a las entidades sin ánimo de lucro, la Ley 222 de 1995, la Ley 1474 de 2011, la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones complementarias aplicables.
Artículo 6. Interpretación y prevalencia.
En caso de duda en la interpretación de las disposiciones contenidas en este Código, se aplicarán los principios generales del derecho y las normas legales vigentes. En caso de conflicto con otros reglamentos internos, prevalecerá el presente Código de Buen Gobierno.
CAPÍTULO II – PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES
Artículo 7. Transparencia.
La Fundación garantizará la publicidad y el acceso a la información institucional, respetando la reserva legal, para fortalecer la confianza de los grupos de interés y la rendición de cuentas.
Artículo 8. Responsabilidad.
Todos los miembros de la Fundación deben actuar con responsabilidad en el ejercicio de sus funciones, asegurando el uso adecuado de los recursos y la protección del patrimonio institucional.
Artículo 9. Equidad e inclusión.
La Fundación fomentará la igualdad de oportunidades, la no discriminación y la inclusión en sus procesos internos y en la ejecución de sus programas y proyectos.
Artículo 10. Participación.
Se promoverá la participación activa y efectiva de los diferentes grupos de interés en la toma de decisiones y en el desarrollo de las actividades institucionales.
Artículo 11. Legalidad.
Todas las actuaciones de la Fundación deberán ajustarse estrictamente a la normativa vigente, evitando cualquier práctica contraria a la ley.
Artículo 12. Confianza y credibilidad.
Las relaciones de la Fundación con terceros se regirán por la buena fe, la honestidad y el respeto mutuo, garantizando la credibilidad institucional.
Artículo 13. Compromiso social.
La Fundación orientará sus acciones hacia el cumplimiento de su objeto social, contribuyendo al desarrollo sostenible, al bienestar comunitario y a la protección del entorno.
CAPÍTULO III – ESTRUCTURA DE GOBIERNO Y ÓRGANOS DE DIRECCIÓN
Artículo 14. Órgano de Gobierno.
El Órgano de Gobierno es la máxima instancia de decisión en la Fundación, responsable de definir políticas, supervisar la gestión y velar por el cumplimiento del objeto social.
Artículo 15. Funciones del Órgano de Gobierno.
Son funciones del Órgano de Gobierno, entre otras:
a) Aprobar planes estratégicos y presupuestos.
b) Designar y remover al representante legal.
c) Supervisar la rendición de cuentas.
d) Aprobar reformas estatutarias.
e) Adoptar políticas de control y cumplimiento.
Artículo 16. Presidencia y Representación Legal.
El Presidente del Órgano de Gobierno o el Representante Legal ejercerán la representación legal de la Fundación en los términos estatutarios y de este Código.
Artículo 17. Comités de apoyo y asesoría.
La Fundación podrá constituir comités internos para apoyar la gestión del Órgano de Gobierno en temas como auditoría, riesgos, ética, sostenibilidad y planeación estratégica.
Artículo 18. Comité de Ética y Cumplimiento.
Este comité será responsable de vigilar la aplicación del Código, gestionar denuncias éticas y recomendar medidas preventivas y correctivas.
Artículo 19. Roles y responsabilidades internas.
Los roles de cada cargo deberán estar definidos en manuales de funciones aprobados, asegurando claridad de competencias y evitando duplicidad de responsabilidades.
Artículo 20. Política de independencia y control.
Se garantizará la independencia entre las funciones de administración y las de control, evitando conflictos de interés en la toma de decisiones.
Artículo 21. Relación entre órganos de dirección y control.
Las relaciones entre los órganos de dirección, control y apoyo deberán basarse en transparencia, respeto de competencias y comunicación permanente.
CAPÍTULO IV – DERECHOS Y DEBERES DE LOS MIEMBROS
Artículo 22. Derechos de los miembros.
Los miembros del Órgano de Gobierno, colaboradores y demás vinculados a la Fundación tendrán derecho a:
a) Participar en procesos de decisión.
b) Acceder a información institucional no reservada.
c) Recibir capacitación en buen gobierno.
d) Presentar sugerencias y denuncias por canales oficiales.
Artículo 23. Deberes de los miembros.
Todo miembro deberá:
a) Cumplir estatutos, este Código y políticas internas.
b) Actuar con diligencia, buena fe y lealtad institucional.
c) Proteger la imagen y el patrimonio de la Fundación.
Artículo 24. Principio de buena fe.
Las actuaciones de todos los miembros se presumen inspiradas en buena fe; deberán proceder de forma honesta y transparente.
Artículo 25. Participación activa.
Los miembros deberán asistir a reuniones convocadas, participar en decisiones y cumplir responsabilidades asignadas.
Artículo 26. Confidencialidad.
La información reservada o estratégica conocida por razón del cargo deberá ser protegida; su divulgación no autorizada constituye falta grave.
Artículo 27. Prohibición de conductas indebidas.
Se prohíbe realizar actos de corrupción, nepotismo, abuso de poder, discriminación o cualquier conducta contraria a la ética institucional.
CAPÍTULO V – RENDICIÓN DE CUENTAS Y TRANSPARENCIA
Artículo 28. Política de rendición de cuentas.
La Fundación implementará mecanismos periódicos de rendición de cuentas que garanticen transparencia y acceso a información relevante.
Artículo 29. Publicidad de la información.
Los informes de gestión y documentos públicos deberán estar disponibles en medios oficiales, accesibles a la ciudadanía y grupos de interés.
Artículo 30. Informes financieros.
La Fundación presentará informes financieros anuales auditados, garantizando veracidad, oportunidad y conformidad con normas contables.
Artículo 31. Control interno.
Se mantendrán sistemas de control interno para supervisar ejecución presupuestal, legalidad de operaciones y gestión de riesgos.
Artículo 32. Auditorías internas y externas.
Se realizarán auditorías internas periódicas y, cuando sea necesario, auditorías externas independientes; sus resultados se presentarán al Órgano de Gobierno.
Artículo 33. Información a entes de control.
La Fundación cumplirá con los reportes y requerimientos de autoridades de inspección, vigilancia y control en tiempo y forma.
Artículo 34. Acceso a información pública.
Se garantizará el derecho de acceso a información pública conforme a la Ley 1712 de 2014, respetando la reserva legal y los datos personales.
CAPÍTULO VI – PREVENCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS Y CORRUPCIÓN
Artículo 35. Definición de conflicto de interés.
Existe conflicto de interés cuando intereses personales, familiares, económicos o de terceros pueden influir o aparentar influir en el juicio independiente requerido para actuar en el mejor interés de la Fundación.
Artículo 36. Declaración de intereses.
Todos los miembros del Órgano de Gobierno, directivos y colaboradores en roles sensibles deberán presentar declaración anual de intereses y actualizarla ante cambios relevantes.
Artículo 37. Procedimiento de revelación.
Cuando un asunto sujeto a decisión pueda generar conflicto, el miembro involucrado deberá revelarlo antes de deliberar y abstenerse de votar, salvo autorización formal del órgano competente.
Artículo 38. Medidas preventivas.
La Fundación establecerá controles como segregación de funciones, revisión colegiada, rotación en procesos críticos y registros de participación en decisiones sensibles.
Artículo 39. Política anticorrupción.
Se prohíbe recibir, ofrecer o dar sobornos, pagos de facilitación, comisiones no autorizadas o incentivos indebidos en nombre de la Fundación.
Artículo 40. Política de regalos, hospitalidades y donaciones.
Solo se aceptarán regalos o atenciones de bajo valor simbólico, sin capacidad de influir decisiones. Cualquier valor superior deberá reportarse y registrarse.
Artículo 41. Transparencia en contrataciones.
Los procesos de contratación seguirán criterios objetivos, verificables y documentados, priorizando competencia, trazabilidad y prevención de favoritismos.
Artículo 42. Sanciones por ocultamiento o corrupción.
El ocultamiento de conflicto de interés o participación en actos de corrupción dará lugar a sanciones internas y, de ser procedente, acciones legales.
CAPÍTULO VII – SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE RIESGOS
Artículo 43. Implementación del sistema de control interno.
La Fundación mantendrá un sistema integral de control interno que garantice cumplimiento normativo, eficiencia administrativa y protección de recursos.
Artículo 44. Objetivos del control interno.
El sistema busca:
a) Prevenir fraudes y errores.
b) Garantizar confiabilidad de la información financiera.
c) Asegurar cumplimiento normativo y de políticas internas.
Artículo 45. Responsabilidad en el control interno.
Todos los miembros deben cumplir los controles; la Dirección coordina su ejecución y el Órgano de Gobierno supervisa su efectividad.
Artículo 46. Auditorías internas.
Se realizan auditorías internas periódicas para verificar la implementación de controles y proponer acciones de mejora.
Artículo 47. Evaluación de riesgos.
La Fundación identificará, valorará y mitigará riesgos financieros, operativos, legales, tecnológicos y reputacionales.
Artículo 48. Reportes de control.
Los resultados de auditorías y evaluaciones de riesgos serán presentados al Órgano de Gobierno y archivados institucionalmente.
CAPÍTULO VIII – GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS
Artículo 49. Transparencia en el manejo de la información.
La información institucional se administra con veracidad, oportunidad, integridad y disponibilidad, evitando manipulación indebida.
Artículo 50. Protección de datos personales.
La Fundación cumplirá la Ley 1581 de 2012 y su Política de Privacidad, garantizando confidencialidad, seguridad y uso legítimo de los datos.
Artículo 51. Acceso a información pública.
Se respetará el derecho ciudadano al acceso a la información conforme a la Ley 1712 de 2014, salvo limitaciones legales y de protección de datos.
Artículo 52. Uso responsable de medios digitales.
El personal deberá usar canales digitales con responsabilidad, evitando difundir información no autorizada o sin respaldo institucional.
Artículo 53. Seguridad de la información.
Se adoptarán medidas técnicas, administrativas y jurídicas para proteger la información contra accesos no autorizados, pérdida o divulgación indebida.
Artículo 54. Conservación documental.
Los registros físicos y electrónicos se almacenarán de acuerdo con normativa archivística y políticas internas de gestión documental.
Artículo 55. Publicación en canales oficiales.
La información institucional relevante será divulgada únicamente por canales oficiales, previa validación del área responsable.
CAPÍTULO IX – RELACIÓN CON GRUPOS DE INTERÉS Y RESPONSABILIDAD SOCIAL
Artículo 56. Identificación de grupos de interés.
La Fundación reconoce como grupos de interés a beneficiarios, donantes, colaboradores, entidades públicas, proveedores y la comunidad en general.
Artículo 57. Principios de relacionamiento.
Las relaciones con grupos de interés se basarán en transparencia, equidad, respeto, colaboración y comunicación oportuna.
Artículo 58. Política de comunicación institucional.
Toda comunicación externa debe ser clara, veraz y emitida únicamente a través de canales autorizados.
Artículo 59. Participación de los grupos de interés.
Se promoverá la participación mediante consultas, rendiciones de cuentas y espacios de retroalimentación social.
Artículo 60. Responsabilidad social.
La Fundación orientará sus decisiones estratégicas al cumplimiento del propósito social, desarrollo sostenible y bienestar colectivo.
Artículo 61. Transparencia en alianzas y patrocinios.
Toda alianza institucional se formalizará por escrito, con evaluación previa de riesgos éticos, legales y reputacionales.
Artículo 62. Manejo de conflictos con terceros.
Los conflictos con grupos de interés se gestionan mediante procedimientos internos de conciliación antes de acudir a instancias externas.
Artículo 63. Publicidad de la gestión social.
Los resultados de programas y proyectos sociales se publicarán periódicamente en medios oficiales, respetando la privacidad y protección de datos.
CAPÍTULO X – DISPOSICIONES FINALES
Artículo 64. Aprobación del Código.
El presente Código de Buen Gobierno fue aprobado por el Órgano de Gobierno de la Fundación Cultivando Saber “Cultivadores”, conforme a sus estatutos.
Artículo 65. Entrada en vigencia.
Este Código entra en vigor a partir de su aprobación y será de obligatorio cumplimiento para todos los miembros, órganos y colaboradores.
Artículo 66. Publicación y acceso.
El documento será publicado en la página web oficial, medios internos y estará disponible para todas las partes interesadas.
Artículo 67. Actualización y revisión.
El Código será revisado, al menos, cada dos (2) años o antes si lo exigen cambios normativos o institucionales.
Artículo 68. Integración con otras políticas.
Este Código forma parte del sistema de gobernanza institucional y se aplica de manera armónica con la Política de Privacidad, la Política de Cookies y la Línea Ética.
Artículo 69. Prevalencia normativa.
En caso de conflicto entre este Código y otros documentos internos, prevalecerá lo dispuesto en el presente Código de Buen Gobierno, sin perjuicio del cumplimiento de la ley.